El 12 de mayo de 2019 entró en vigor la obligación de todas las empresas, de llevar un registro horario de entrada y salida de todos los trabajadores, contemplando una posible sanción a las empresas que sean inspeccionadas y no lleven adecuadamente este registro.

Dicho lo anterior, te facilitamos link a la guía que ha publicado el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social para facilitar la aplicación práctica de la norma en relación con este deber empresarial. No obstante, te resumimos en forma de preguntas y respuestas los aspectos más relevantes de la norma para una rápida comprensión.

Como siempre, ya sabes que tenemos un espacio, dónde puedes trasladar tus dudas a nuestro asesor laboral.

P. ¿A qué empresas afecta?

R. A todas, independiente del sector o del número de trabajadores que tenga, incluidos los trabajadores autónomos con personas a su cargo.

P. ¿Qué trabajadores deben registrar su jornada?

R. Todos los que se rigen por el Estatuto de los trabajadores, sean a tiempo completo o a tiempo parcial (Esta obligación de registro de jornada ya existía para el contrato a tiempo parcial y para el control de las horas extraordinarias. Ahora se ha extendido a los trabajadores a tiempo completo)

P. ¿Existe alguna excepción? (trabajadores que no deban registrar su jornada)

R. Sí. Estarán excluidos de fichar el personal de alta dirección y los autónomos (no el personal contratado por este)

P. ¿Cómo organizar y documentar el registro?

R. Primero habrá que estar a lo establecido en esta materia en los Convenios Colectivos de aplicación. Actualmente son pocos los que lo regulan y deberán ponerse al día paulatinamente. Mientras ello ocurre, la Empresa deberá informar previamente de la implementación del control y llegar a un acuerdo con los representantes de los trabajadores; el pacto colectivo a nivel de empresa es una opción recomendable puesto que la Inspección no tiene por qué entrar a validar lo acordado por las partes. Y si no hay representación de los trabajadores o no se llega a ningún acuerdo, es competencia de la Empresa la forma de implantación del sistema de control de la jornada, puesto que de ella es la obligación.

P. ¿Qué medios son válidos?

R. La norma no establece ninguna forma, lo único que obliga es que se especifique la hora de entrada y la hora de salida.

El modelo será el que la empresa “elija”, siempre que garantice “la fiabilidad y la invariabilidad de los datos”. Pueden emplearse, sistemas informáticos o electrónicos (tarjetas magnéticas, huella dactilar, verificación por el ordenador) u hojas de cumplimentación manual (descarga modelo.xlsx.)

Dicho lo anterior, debemos tener muy en cuenta qué medios utilizamos para el control de la jornada de los trabajadores, y que ello no suponga una intromisión en la intimidad y vida personal de los empleados. La nueva LOPDGDD ya establece determinadas exigencias concretas de información previa a la plantilla de los medios y sus fines.

P. ¿Qué debe reflejar el registro? ¿Cómo se contabiliza las pausas o tiempo de descanso?

R. La norma sólo establece que se debe especificar la hora de entrada y salida; sin embargo, es recomendable que las pausas también queden reflejadas en este registro para evitar posibles interpretaciones de horas de exceso. Pero no olvidemos que los actos «preparativos» no son tiempo de trabajo.

P. ¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?

R. Durante 4 años, tiempo en el que los representantes de los trabajadores, delegados de personal e Inspección de Trabajo podrán solicitar su consulta.

P. Me visita una inspección de trabajo, ¿Qué me puede exigir que le presente?

R. No hay tampoco una norma específica que determine qué debe presentar la Empresa si la Inspección de Trabajo le visita. En principio sólo debería solicitar los informes de registro donde consta la hora de entrada y de salida y si se han realizado horas complementarios o extraordinarias.

No se trata solamente de registrar la jornada sino también de demostrar que se han pagado las posibles horas de más que se hayan realizado, es decir, deben constar en la nómina del mes respectivo.

Sin embargo, por parte de la Inspección de Trabajo se ha adelantado su intención de no quedarse con el mero control de la jornada, entrarán a valorar otros elementos configurativos internos que puedan clarificar el cómputo de las horas, como pueden ser los contratos de trabajo, acuerdos, calendarios, etc.

En el caso que la Empresa acredite mediante las correspondientes actas, el estar en negociaciones con el Comité de Empresa para la implantación del control, la Inspección dará un tiempo prudencial para llegar a dicho acuerdo, destacando de nuevo el interés primordial que los sistemas de registro de la jornada vengan garantizados por negociación colectiva.

P. ¿Qué infracción se aplicará a la falta de control de la jornada?

R. El incumplimiento de la obligatoriedad del registro de la jornada se considera infracción grave con una multa que oscila entre 626 ó 6.250 euros, en función de la gravedad de los hechos. Es importante destacar que la multa es única por Empresa, aunque afecte a muchos trabajadores, se impone una sola multa.

Pero no podemos olvidar que tras esta infracción podemos encontrarnos otras que pueden aflorar si el Inspector de Trabajo nos solicita la documentación sobre el control del registro de la jornada; y es que aparezcan contratos a tiempo parcial con jornadas de contratos a tiempo completo lo cual conllevaría a tener que pagar la diferencia de cotización por los periodos anteriores no cotizados. O que se acrediten horas extraordinarias no remuneradas ni cotizadas.

P. ¿Cómo compensar las horas complementarias o extraordinarias?

R. Primero de todos debemos determinar qué se considera hora extraordinaria para determinar si es compensable o no. El art. 35 ET nos define qué es hora extraordinaria, toda aquella que excede de las 40 horas semanales y es consentida por el empresario.

Por convenio colectivo o por contrato de trabajo se puede acordar abonar las horas o compensarlas. Según el cómputo anual que se haya realizado, el exceso de horas se deberá compensar con tiempo de descanso retribuido en los siguientes 4 meses.

El trabajador tiene 1 año para reclamar las horas extras no compensadas.

CONCLUSIÓN

Con el fin de evitar duros quebraderos de cabeza, recomendamos que las empresas adecuen los sistemas de registro de jornada al sector de producción y a cada perfil de trabajador (comerciales, formadores, administrativos, directivos, etc.), garantizando en todo momento la fiabilidad y no manipulación de los datos registrados.